Kun tapahtumaa suunnitellaan erityisryhmille, heidät kannattaa ottaa mukaan jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa. Näin tehtiin, kun Helsingin messukeskukseen valmisteltiin kansainvälistä konferenssia, jonka osallistujista viisi prosenttia oli muistisairaita ihmisiä.
Viime lokakuussa järjestetty 33rd Alzheimer Europe Conference palkittiin tapahtuma-alan Evento Awards -kilpailussa huhtikuussa parhaana maksullisena yritystapahtumana.
Vuosittain eri maissa järjestettävä konferenssi on kaikille avoin tapahtuma, jonka tarkoituksena on lisätä muistisairauksia koskevaa tutkimusta ja tuoda esiin hyviä käytäntöjä muistisairaiden ihmisten elämän parantamiseksi. Näissä tapahtumissa myös muistisairaat henkilöt ovat aktiivisesti mukana sekä puhujina, moderaattoreina että osallistujina.
Helsingin konferenssissa myös osa pääpuhujista oli muistisairaita ihmisiä. Konferenssissa esiteltiin muun muassa kansainvälisen muistisairaiden ihmisten työryhmän (EWGPWD) tekemää työtä liittyen yleisön osallistumiseen dementian tutkimukseen ja vaikuttamiseen. Tilaisuus oli ensimmäinen laatuaan, jonka järjestivät, johtivat ja esittivät kokonaan muistisairaat ihmiset.
”Heidän kokemuksensa ovat uniikkeja, ja vain he voivat kertoa meille kokemuksistaan ja kohtaamistaan ongelmista”, sanoo Alzheimer Europen konferenssikoordinaattori Gwladys Guillory Avecille.
Guilloryn mukaan ensikäden tieto on tärkeää, jotta voidaan ymmärtää, mitä muistisairaat ihmiset tarvitsevat voidakseen elää parempaa elämää.
”On tärkeää myös kuulla heiltä positiivista viestiä siitä, että muistisairauden kanssa voi elää täyttä elämää. Heidän läsnäolonsa kasvattaa tietoisuutta ja poistaa stigmaa muistisairauksien ympäriltä.”
Muistisairaat mukana tapahtuman suunnittelussa
Muistisairaat henkilöt otettiin mukaan jo 33rd Alzheimer Europe Conferencen suunnitteluvaiheessa.
”He konsultoivat ohjelmasuunnittelua ja auttoivat meitä ymmärtämään, miten tapahtumasta voidaan tehdä heille mahdollisimman toimiva”, Guillory kertoo.
Heidän läsnäolonsa auttoi tapahtumapaikan edustajia ja teknistä henkilökuntaa ymmärtämään paremmin heidän erityistarpeitaan. Tapahtumatiloihin tutustuttiin etukäteen ja selvitettiin, millaisia muutoksia vielä tarvittiin.
Pienilläkin muutoksilla voi saada paljon aikaan. Esimerkiksi opastekyltit on usein sijoitettu niin korkealle, että niitä ei näe nostamatta päätä kohti kattoa. Opasteiden sijoittaminen silmien korkeudelle helpottaa niiden havaitsemista.
Myös tapahtumasalien nimien muistaminen voi tuottaa hankaluuksia. Värikoodi on monille helpompi hahmottaa.
”Teimme opasteet niin, ettei tarvitse muistaa huoneen nimeä. Ohjelmasta näki, minkä värisessä tilassa jokin tapahtuma oli, ja sama väri toistui opasteissa ja tapahtumatilassa.”
Joskus muistisairauden oireisiin voi kuulua hahmotushäiriöitä, jonka vuoksi esimerkiksi portaita voi olla vaikea havaita. Siksi portaat merkittiin keltaisella huomioteipillä.
Inhimillisiä kohtaamisia
Yksi Alzheimer Europen konferenssien tavoitteista on saattaa ihmisiä yhteen, ja moni solmii tapahtumissa pitkäaikaisia suhteita yli maiden rajojen. Jo ennen tapahtumaa osa osallistujista pääsi tutustumaan toisiinsa pienemmissä tapaamisissa, mikä vähentää osallistujien jännitystä.
Tapahtumapaikalle saapumista on helpotettu järjestämällä lentokentälle ja juna-asemille vapaaehtoisia, jotka ohjaavat tapahtumaan saapuvia vieraita oikeaan paikkaan.
Myös tapahtumapaikan ja hotellin henkilökunta perehdytettiin ottamaan huomioon muistisairaat vierailijat.
”Henkilökunnalta pyydettiin erityistä kärsivällisyyttä ja empatiaa, etteivät he turhaudu, jos jokin asia pitää vaikka toistaa useamman kerran.”
Ihmispaljous ja tiivis ohjelma voi uuvuttaa, joten tapahtumaan oli varattu levähdyspaikaksi rauhallinen huone, jossa oli läsnä koulutettua henkilökuntaa varmistamassa, että kaikki on hyvin.
Inklusiivisuus tarkoittaa monia asioita
Guilloryn mukaan kaikenlaisten tapahtumien järjestäjien olisi hyvä pyrkiä tekemään tapahtumastaan saavutettavamman.
”Kun puhutaan inklusiivisuudesta, se voi tarkoittaa monia eri asioita.”
Liikuntarajoitteiden lisäksi osallistujilla voi olla esimerkiksi näkö- tai kuulovamma. Myös seksuaalivähemmistöt ja sukupuolien moninaisuus on tärkeää ottaa huomioon varaamalla tapahtumaan esimerkiksi unisex-vessoja.
Muistisairaat ovat olleet jo vuosia mukana Alzheimer Europen vuosittaisissa konferensseissa. Helsingin tapahtumassa heitä oli mukana enemmän kuin koskaan.
”Se osoittaa, että tälle on tarvetta”, Guillory sanoo.
Gwladys Guilloryn vinkit saavutettavamman tapahtuman järjestämiseen
1. Tutustu kohderyhmääsi
Mieti, millaiselle kohderyhmälle teet tapahtumaasi ja kysy heiltä mitä he tarvitsevat, jotta tapahtuma olisi heille toimiva.
2. Kuuntele ja opi
Osallista ihmiset järjestelyihin alusta asti. Älä vain ota heitä sinne vain muodon vuoksi puhumaan, vaan kuuntele heitä ja toimi heidän toiveidensa mukaan.
3. Pidä yllä avointa dialogia
Älä sulkeudu omaan kuplaasi, vaan käy avointa dialogia kohderyhmäsi kanssa.
Evento Awardsista vastaa tapahtuma-alan Evento-lehti. Avecmedia ja Evento kuuluvat Mediakonserni Keskisuomalaiseen.
