Tapahtuman onnistumisen mittaaminen on pitkäjänteistä ja järjestelmällistä työtä, jossa maltti on valttia. Mittareita on yhtä monta kuin erilaisia tapahtumiakin, mutta kun oikeat mittarit löytyvät, saadaan halutuista osa-alueista arvokasta tietoa.
Juttu on osa Työkalupakki-sarjaa, jossa esitellään käytännön vinkkejä tapahtuma-ammattilaisille.
Miksi ja miten tapahtumaa kannattaa mitata?
Kysymykseen vastaa tapahtumanhallintajärjestelmä Lyytin perustaja ja toimitusjohtaja Petri Hollmén.
Jokaisella tapahtumalla on tavoite, joka voi vaihdella suurestikin tilaisuuden luonteen mukaan. Tavoitteen saavuttamisen mittaaminen kannattaa aloittaa yhdellä mittarilla. Sitä voi muuttaa tai sen rinnalle voi lisätä uusia tarpeen mukaan. Mittaamisesta ei pidä etenkään alussa tehdä liian vaikeaa.
Osallistuja on tapahtuman tärkein tuomari. Yksi keskeisimmistä mittareista onkin osallistujan tapahtumasta saama arvo suhteessa hänen tekemäänsä aika- tai muuhun investointiin. Tätä voi mitata osallistujille suunnatulla kyselyllä. Muita mitattavia asioita voivat olla vaikkapa ilmoittautuneiden ja osallistujien määrä sekä no show -prosentti. Niitä seuraamalla voidaan esimerkiksi asettaa ilmoittautumiskapasiteetti sopivasti yläkanttiin mahdollisimman täyden tapahtuman saavuttamiseksi. Kaikkea ei voi mitata numeroilla. Muun muassa ajattelumallin muutosta mitataan sanallisesti kysymällä sama kysymys ennen tapahtumaa ja sen jälkeen.
Yksikään mittari ei yksinään kerro koko totuutta. Vaikka kaikki kutsutut saapuisivat paikalle mutta tapahtumaa ei koeta hyödylliseksi, ei toivottuun tavoitteeseen ole päästy. Liika on silti liikaa. Tapahtuman kokonaisarvosanaan vaikuttavia numeerisia mittareita kannattaa asettaa korkeintaan viisi kappaletta. Muuten ei mitata enää tapahtuman onnistumista kokonaisuutena vaan tapahtumaprosessin yksittäisiä osa-alueita.
Mittaamiseen vaikuttava palaute tulee saada ehdottomasti viimeistään tapahtumaa seuraavana päivänä. Mitä enemmän aikaa kuluu, sitä laimeammiksi osallistujien mielipiteet muuttuvat. Eniten hajontaa saadaan välittömillä vastauksilla, joita varten voidaan erikseen varata tapahtumassa aikaa. Helppoon palautteenantoon voi kannustaa esimerkiksi QR-koodilla.
Mittaa aina, mittaa samalla tavalla ja mittaa riittävän pitkän aikaa. Mikäli kaikki kolme ehtoa eivät toteudu, on tuloksena pistemäisiä otantoja onnistumisesta, jotka eivät ole keskenään vertailukelpoisia.
