SUOSITTELEMME: 75 vuotta täyttävä Juhani Merimaa Avecin haastattelussa: Helsingin keskustan elinvoima huolettaa
SUOSITTELEMME: 32-vuotias suomalainen kokki kertoo, miltä työ maailman parhaassa ravintolassa tuntuu – tältä näyttää Noman kulisseissa
SUOSITTELEMME: Avec on ruuan, juoman ja tapahtumien ammattilaisten oma media – näin se sinua palvelee
MAINOS

Wolt juhli voittoisasti pandemiasta huolimatta

Kuvakaappaus W2K:n tapahtumavideosta.

Nimeä W2K kantanut tapahtuma onnistui, koska sillä oli vahva sanoma ja se toi lisäarvoa globaalille yhtiölle.   Ensi alkuun tehtävä tuntui kuitenkin mahdottomalta. Kuinka luoda ainutlaatuista virtuaalisisältöä, joka yhdistäisi ihmisiä ja vahvistaisi tiimihenkeä – etänä ruutujen takana?

Joloksen projektipäällikkö Mari-Liis Nõlvak sanoo, että onnistumisen siemen kylvettiin jo ideassa itsessään – yhdistää virtuaalisesti 2 000 ihmistä sekä osallistaa heidät kaikki tapahtuman suunnitteluun ja tuotantoon.

”Me emme tehneet tapahtumaa heille, vaan heidän kanssaan. Sen sijaan, että pandemia olisi ollut este, se nähtiin mahdollisuutena. Tapahtumatoteutus oli myös sekä logistisesti että taloudellisesti käytännöllinen, sillä maailma oli kiinni ja fyysinen kansainvälinen työ rajoitettua.”

Sisältö asiakkaalta, liima toimistolta

Jotta kaksituntisesta TV-show’sta ei tulisi passiivista tai tavanomaista, Woltin työntekijöille annettiin mahdollisuus vaikuttaa sen sisältöön. Kuukausien ajan he saivat tehdä sisältöä jokapäiväisestä työstään, tunteistaan ja ihmisistä ympärillään.

Videomateriaalissa näkyi 23 maata ja niiden kulttuurit ympäri maailman. Työntekijät olivat illan isäntiä ja emäntiä sekä osa ohjelmaa – he lauloivat, tanssivat, näyttelivät, haastattelivat ja käsikirjoittivat. 

Joloksen luova johtaja Martin Rauam on tyytyväinen prosessiin ja yhteistyöhön woltilaisten kanssa.

”Kuten kaikissa hyvissä ideoissa, myös tällä kertaa luovan ratkaisun logiikka oli yksinkertainen. Me annoimme Woltin työntekijöille mahdollisuuden ottaa ohjat ja luoda sisällön itse. Oli mahtavaa kokea, kuinka hienosti he siitä suoriutuivat. He auttoivat meitä luomaan videoita ja muuta sisältöä nimistä logoihin ja palkintoseremonian konseptista show’n kokonaisohjelmaan. Meidän työmme oli pitää heidät oikeilla raiteilla ja huolehtia, että lopputuloksesta tulee yhtenäinen.”  

Virtuaalitoteutuksesta huolimatta tapahtuma sitoutti ja toi hymyn woltilaisten kasvoille. Heidän aktiivinen osallistumisensa ja aloitteellisuutensa vaikuttivat olennaisesti tapahtuman onnistumiseen.

”Koska sisältöä oli luomassa satoja ihmisiä, muut saattoivat nähdä ja kannustaa tuttuja kollegoitaan tapahtuman aikana. Kyseessä oli kuin perheen yhteinen ponnistus, joka tuntui heidän omaltaan, ei vain hienolta ulkopuolisen tekemältä tuotannolta.”    

Ammattilaisten yhteistyötä parhaimmillaan

Yleensä virtuaalitapahtumien suurin haaste on kiinnostavassa ja osallistavassa konseptissa. Kun woltilaiset loivat sisältöä, toivat Viron projektitiimille kuitenkin päänvaivaa talven 2021 arvaamattomat koronarajoitukset.

Projektipäällikkö Mari-Liis Nõlvak kertoo, että yhdessä vaiheessa jopa virtuaalitoteutus näytti mahdottomalta.

”Aivan loppuun saakka oli epäselvää, missä maassa TV-show voitaisiin fyysisesti toteuttaa. Livestudion sijainti muuttui monta kertaa rajoitusten vuoksi, ja se siirrettiin Tallinnasta Helsinkiin vain viikkoja ennen h-hetkeä.”

Kansainväliseen tapahtumatiimiin kuului noin 30 henkilöä, joista suurin osa oli kyllä Virossa, mutta Suomen rajat olivat kiinni. Uudet kumppanit ja tekniset toteuttajat löytyivät Suomesta pikavauhtia.

”Lopulta Suomi salli Joloksen viiden hengen ryhmän saapua maahan. Kaikki muu tehtiin etänä tai paikallisten kumppaneiden, kuten tekniikkayritys Brightin kanssa. Se, että tapahtuma saatiin tehtyä näissä olosuhteissa ja että siitä saatiin vielä kiitostakin, on hyvä esimerkki yhteistyöstä ja luottamuksesta kansainvälisten tapahtuma-ammattilaisten välillä.” 

W2K:ta varten rakennettu studio Helsingissä. KUVA Jolos.

Esteitä vai mahdollisuuksia?

Tämänhetkinen maailma vaatii varasuunnitelmia jopa varasuunnitelmille. Tilanne elää jatkuvasti, joten projektipäälliköiden tulee olla valmiina kaikkeen uusista rajoituksista peruutuksiin ja hybriditoteutuksiin.

Mari-Liis Nõlvak huomauttaa, että esteiden joukossa on myös monia mahdollisuuksia. Tämä ajattelutapa johtikin Joloksen ja Woltin menestykseen.

”Korona on osoittanut meille, että tapahtumia voi järjestää etänä. Onnistunut tapahtuma ei vaadi fyysistä läsnäoloa, ei edes läsnäoloa samassa maassa. Avainasemassa on viestintä, luottamus ja asiakkaan kanssa yhtenä tiiminä työskenteleminen. Heikolla luottamuksella ja yhteistyöllä saadaan keskinkertaisia tuloksia, ja niitä me Woltin kanssa emme halunneet. Tapahtuman järjestämistä voikin verrata rallin ajamiseen – projektipäällikkö on kuljettaja ja asiakas kartturi. Molempien paikka on etupenkillä, eikä tulos synny ilman yhteistyötä.” 

Palkintoja kotoa ja maailmalta

Koska Jolos ja Wolt olivat työskennelleet yhdessä aiemminkin, ei hyvä asiakaspalaute varsinaisesti yllättänyt. Onnistunut tapahtuma ilmoitettiin Viron suurimpaan luovien alojen kilpailuun, Kuldmunaan, jonka kokemuksellisen markkinoinnin sarjoista saatiin pronssia (sisäisen viestinnän tapahtuma) ja kultaa (tuotanto).

Tämän jälkeen uskallusta riitti myös kansainvälisille kilpakentille, ja olihan se toisaalta loogistakin – kansainväliselle teknologiayritykselle toteutettu kansainvälinen tapahtuma kansainvälisessä tapahtumakilpailussa.

Viime vuosien virtuaalitoteutuksista huolimatta BEA World Festival (Best Event Awards) on pysynyt tapahtumateollisuuden tärkeimpänä kansainvälisenä verkostoitumistapahtumana. Vuonna 2021 parhaan tapahtuman palkinnosta kisasi 268 tapahtumaa 27 maasta ympäri maailman. Tällaisessa suurkilpailussa jo jatkoon pääsy on tae ammattimaisuudesta.

Eikä Jolos pelkästään päässyt jatkoon. W2K toi sille kolmannen sijan Bea World Festivalin B2i-sarjassa.  

Jolos vastaanotti ensimmäisen BEA World -palkintonsa vuonna 2019. KUVA BEA World Festival.

Mikä Jolos?

Tallinnassa päämajaansa pitävä Jolos on valittu Virossa vuoden tapahtumatoimistoksi vuosina 2021, 2020, 2018 ja 2016. Kaikkiaan yritys on toiminut tapahtumateollisuuden parissa 13 vuoden ajan.

Joloksen missiona on luoda tunteisiin vetoavia ja strategisesti tehokkaita viestintäratkaisuja Virossa ja muualla Euroopassa. Omistautuneen ja kokeneen, luovuuteen ja laatuun intohimoisesti suhtautuvan tiiminsä kanssa Jolos on saavuttanut tunnustusta sekä kotimaassaan että Viron rajojen ulkopuolella.

Pandemian aikana Jolos on luonut uusia virtuaaliratkaisuja ja kaksinkertaistanut työntekijämääränsä lähes 20:een. Samalla se on osoittanut, että kaikki on mahdollista, mikäli uuden luomiseen löytyy halua ja sisäistä paloa.  Vahvan asiakasportfolion kerännyt yritys keskittyy erityisesti kansainvälisten startup- ja teknologiayritysten kanssa työskentelyyn.

Jolos juhlimassa Kuldmuna-kilpailussa vuonna 2021. KUVA Jolos.  



  • Tilaa Lehti

    Evento
    Kohtaamisia ja tukea kasvuun tapahtumien tekijöille ja toimistoille.

    Tilaa Evento