Palkaton harjoittelu ja vapaaehtoistyö tapahtumissa nousee toistuvasti puheenaiheeksi. Osansa kritiikistä ovat saaneet suurimmat festivaalit, kuten Flow, sekä yritystapahtumat Slush ja Nordic Business Forum.
Huoli on ollut siitä, saavatko vapaaehtoiset vastinetta panokselleen vai onko ilmainen työvoima vain keino säästää tapahtuman kuluissa. Harva tapahtuma maksaa vapaaehtoisille palkkaa, vaikka kyseessä olisi täysin kaupallinen, voittoa tekevä tapahtuma.
Yritystapahtumista Nordic Business Forum maksoi ensi kertaa vapaaehtoisille palkkaa vuonna 2023, minkä lisäksi opiskelijat saavat tapahtumaharjoittelusta opintopisteitä. Palkan maksu vapaaehtoisille on kuitenkin poikkeus.
Runsaasti vapaaehtoisia työllistää myös yritystapahtuma Slush. Marras-joulukuun vaihteessa järjestetty tapahtuma houkutteli Helsingin Messukeskukseen kaikkiaan 13 000 osallistujaa, joista valtaosa oli startup-yrittäjiä ja pääomasijoittajia.
Slushissa työskenteli peräti 1 600 vapaaehtoista, eikä kaikkia halukkaita voitu ottaa mukaan. Slushin vapaaehtoisiin mahtuu monen ikäisiä ja erilaisissa elämäntilanteissa olevia ihmisiä. Palkkaa he eivät työstään saa mutta muuta vastinetta kyllä. Osa hakee kokemusta työstä, ja osa kuittaa opintoharjoittelua. Osalle palkkioksi riittää pääsy arvokkaaseen tapahtumaan.
Tapahtumassa työskenteli myös nuoria, alaikäisiä vapaaehtoisia, joilla tutustuminen tapahtumaan liittyi lukiokurssiin. Nuoret kertoivat, että työt avustavissa tehtävissä tuovat hyvää asiakaspalvelukokemusta ja merkinnän CV:hen.
Slush on siirtymäriitti Suomen IT-sektorille
Steve Morrell työskenteli Slushissa vapaaehtoisena, vaikka on edennyt työelämässä jo hieman pidemmälle. Hän toimi kymmenhenkisen info- ja opastustiimin ryhmänjohtajana. Omaa uraa Morrell on tehnyt IT-alalla Isossa-Britanniassa, mutta haki vapaaehtoiseksi, koska halusi päästä tutustumaan tuoreen asuinmaansa Suomen start-up-kulttuuriin.
”Muutin Helsinkiin reilu vuosi sitten suomalaisen vaimoni kanssa. Käytännössä kaikki ovat sanoneet, että vapaaehtoisena työskentely Slushissa on siirtymäriitti teknologiateollisuuteen Suomessa. Tunnen monia seniorirooleissa alalla työskenteleviä, ja he rohkaisivat minua tarttumaan tähän mahdollisuuteen.”
Kun Morrell haki vapaaehtoiseksi, hän oli vielä työtön ja näki tapahtuman erinomaisena paikkana verkostoitua.
”Ehdin kuitenkin jo löytää työpaikan tässä välissä, mutta tapahtuman hyödyt verkostoitumisen näkökulmasta ovat itsestäänselvä asia.”
Morrell näkee vapaaehtoistyön hyödyksi myös sen, että pääsee haastamaan itsensä toisella tavalla kuin päivätyössään, jossa hän koutsaa vakiintuneita tiimejä ja pitkän linjan osaajia. Toisin on Slushissa.
”Koen mielenkiintoisena haasteena johtaa ja mentoroida pääasiassa nuoria ihmisiä, joiden kanssa ei ole pidempää yhteistyösuhdetta. Pääsen näkemään, mitä arvoa voin täällä heille tuottaa.”
Tapahtuman jälkeen Morell kertoo, että Slushin avulla hän ja kollegat rakensivat arvokkaan keskinäisen verkoston, joka on pitänyt tiiviisti yhteyttä. Uusi osaajien verkosto tarjoaa keskinäistä apua ja neuvoa toisilleen.
Opiskelija saa vapaaehtoistyöstä paljon irti
Ella Jokipii on tullut tapahtumaan vapaaehtoiseksi kiinnostuksesta startup-toimintaan. Jokipii opiskelee kauppatieteitä Turun kauppakorkeakoulussa toista vuotta ja kiinnostui yrittäjyydestä opintojensa kautta. Hän on juuri aloittanut oman yritystoiminnan yhtiökumppanin kanssa.
Vanhemmat opiskelijat suosittelivat Jokipiille vapaaehtoistyötä Slushissa, eikä hän ole katunut osallistumista. Jokipiin tehtävänä on auttaa yhtä kumppaniyritystä kaikissa tarpeissa Slushissa sekä Helsingissä oleskeluun liittyen.
”Minulla on aiempaakin kokemusta asiakaspalvelusta, mutta on aika erilaista olla bleiseri päällä ja hostata Euroopan keskuspankin porukkaa. Tästä saa kokemusta ja tulee supliikimmaksi itse, kun pakon alla joutuu etsimään sanoja ja vastauksia. Me olemme näille kumppaneille ensikosketus tapahtumaan ja edustamme koko Slushia heille.”
Jokipiillä ei ole varsinaisia työvuoroja tapahtumassa, vaan hän on kumppaniyrityksen käytettävissä tarpeen mukaan.
”Olen soiton päässä, jos he tarvitsevat minua. Muuten saan seurata puhujia ja kierrellä täällä vapaasti.”
Vaikka vapaaehtoiset eivät saa palkkaa työstään Slushissa, on Jokipii tyytyväinen saamastaan annista. Hän ei ole edes varsinaisesti selvittänyt, voiko saada vapaaehtoistyöstä opintopisteitä.
”On ihan hullu kokemus, että ylipäätään on päässyt tänne. Varsinkin kun on itse yrittäjähenkinen, niin on palkitsevaa nähdä tätä pöhinää, mitä ei muualla näe. Emme saa palkkaa, mutta pääsemme ilmaiseksi tänne, saamme ruoat ja julkisiin kulkuneuvoihin liput.”
Jokipii kertoo tulevansa tapahtumaan myös seuraavalla kerralla, yrittäjänä omalla lipulla tai vähintään vapaaehtoisena.
”Tiedän monia, jotka ovat olleet täällä useana vuonna vapaaehtoisina.”
LUE MYÖS: Lasersuihkuja ja katosta roikkuva nainen – tältä näyttää Slush 2023
LUE MYÖS: Näin syntyy Slush – markkinointipäällikkö Liisi Korvenranta kertoo
”Kerro vapaaehtoistyön tavoitteet selkeästi”
Moniin tapahtumiin vapaaehtoiset löytyvät oppilaitoksista. Mitkä neuvot antaa opettaja matkaan harjoittelijalle ja yritykselle?
Haaga-Helia-ammattikorkeakoululla on yli sata yrityspartneria, ja useiden kanssa opiskelijat pääsevät tekemään tapahtumaharjoittelua. Tällaisia tapahtumia ovat esimerkiksi Nordic Business Forum, Duunitehdas-rekrytointitapahtuma Porvoossa, Viaporin Kekri sekä teknologiayhtiö SAP:n asiakkailleen järjestämä Sapprot. Kaksi jälkimmäistä on täysin opiskelijoiden järjestämiä tapahtumia.
Jotta harjoittelu on vastuullista ja vapaaehtoiselle hyödyllistä, on tärkeää, että harjoittelu on tavoitteellista ja liittyy opetussuunnitelmaan, oppilaitoksesta kerrotaan. Oli kyse sitten yksittäiseen tapahtumaan liittyvä harjoittelu tai pidempi työharjoittelujakso, opiskelija tarvitsee ohjausta.
”On oltava tavoite ja suunta, ja opiskelijaa ei saa jättää yksin. Pettymykset harjoittelusta syntyvät siitä, kun odotukset ja tavoitteet eivät täyty. Jos esimerkiksi opiskellaan tapahtumajohtamista, idea ei ole mennä narikkaan seisomaan”, kertoo tapahtumatuotannon lehtori Heli Hajda-Kähkönen Haaga-Helian Porvoon kampukselta.
”Meillä on valitettavasti kokemuksia, että jotkut yritykset etsivät ilmaista työvoimaa. Oppilaitoksena on meidän rooli käydä keskustelu kumppaniyritysten kanssa siitä, että harjoittelu liittyy oppimiseen ja organisaatiossa joku ohjaa opiskelijoita.”
Opintojen aikana opiskelijoille on tarjolla monipuolisia harjoittelumahdollisuuksia tapahtumissa yksittäisistä tehtävistä koko tapahtuman elinkaaren kattaviin toimeksiantoihin. On sellaisia pyyntöjä, joissa opiskelijoille on tarjolla selkeästi avustavia tehtäviä. Toisaalta tulee myös isompia toimeksiantoja, joissa opiskelijan vastuu on iso.
”Opiskelijat pääsevät parhaimmillaan tekemään kokonaista tapahtumaa – ideoimaan, konseptoimaan, budjetoimaan ja toteuttamaan kutsuprosessin. Joskus päästään tekemään jopa asiakasymmärryksen kartoittamista haastatteluin ja asiakaspersoonien luonnin avulla ennen varsinaisen tapahtuman suunnittelun käynnistymistä.”
Haagan kampuksen lehtori Salla Ursin kertoo, että oppilaitoksella on positiivinen tilanne sen suhteen, että toimeksiantoja tulee enemmän kuin pystytään toteuttamaan.
”Työharjoittelu avaa opiskelijoille ovia todella paljon, ja tapahtumat ovat tärkeitä verkostoitumismahdollisuuksia. Nuoret opiskelijat saavat myös näkymän siihen, onko tapahtuma-ala ylipäätään heidän juttunsa – onhan tapahtumatuottajan työ yksi maailman stressaavimmista.”
Ursinin mukaan tapahtuma-ala on suosittu opiskelijoiden keskuudessa. Restonomiopinnoissa tapahtuma-ala on yksi suuntautumisvaihtoehto, mutta tapahtumat ovat läsnä kaikissa tutkinnoissa.
Opiskelijat kokevat, että pääsevät tapahtumissa vaikuttamaan ihmisiin, kun taas moni muu työ on siirtynyt verkkoon, Hajda-Kähkönen
kertoo.
”Tapahtuma-alalla on monenlaisia rooleja, joissa nuori voi tunnistaa omia vahvuuksiaan.”
Haaga-Heliassa ollaan tyytyväisiä siihen, että suurin osa tapahtumia tekevistä yrityksistä näkee mahdollisuuden koko alan toiminnan kehittämiseen harjoittelujen kautta.
”Moni yritys ymmärtää sen, että kokeneita tapahtumatuottajia saadaan siten, että niitä kasvatetaan itse. Monet avaavatkin mielellään alaa opiskelijoille ja tarjoavat mahdollisuuksia kurkistaa esiripun taakse. Monet tapahtumatoimistojen tekijät ovat itsekin saaneet tämän mahdollisuuden aikoinaan ja tarjoavat sitten samaa nuoremmilleen.”
