Evento
SUOSITTELEMME: Pete Parkkonen selvisi kamalasta keväästä – laskuvarjohyppy tarjosi oivalluksen, joka auttaa kiireessä
SUOSITTELEMME: Taso 6: Buustaa somenäkyvyyttä – ota haltuun Instagram-tarinat
SUOSITTELEMME: Ehdota PRO-palkinnon saajaa! Parhaat keittiö- ja ravintola-ammattilaiset palkitaan PRO-gaalassa Kaapelitehtaalla 18.1.2023
Tapahtuma-ala

Sanna Forsström tekee Helsingistä maailman parasta tapahtumakaupunkia – yhden luukun periaate tavoitteena

Helsingin kaupungin brändi ja tapahtumat -yksikköä vetävä Sanna Forsström korostaa, että hän fanittaisi mielellään muita maailman tapahtumakaupunkeja, jos siihen olisi aihetta. Berliinissä on paljon hienoja tapahtumavetoja eri yleisöille. Edinburgh sen sijaan on profiloitunut musiikillisten tapahtumien vetonaulana. Mutta Helsingin esikuva ei ole Berliini sen paremmin kuin Edinburghikaan. Benchmarkia tapahtumallisuuden edelläkävijyydestä on haettu Australiaa myöten, mutta sellaista ei ole löytynyt.

”Siinä olisi Helsingillä kyllä paikka otettavana”, Forsström toteaa.

Pääkaupungin tapahtumallisuus on Forsströmin ja hänen tiiminsä kontolla. Mutta mitä tarkoittaa tapahtumallisuus?

”Se tarkoittaa tosi moninaisen toimijajoukon ja erilaisten tapahtumien kokonaisuutta, sellaista yhtenäistä otetta, jolla lähestymme kongresseja ja kyläjuhlia. Englanniksi se olisi varmaankin yksinkertaisesti event management.” 

Helsinki on Suomen suurin työnantaja. Forsströmillä on noin 38 000 työkaveria, joskin suuri osa heistä työskentelee sote-tehtävissä eikä tapahtumien parissa. Forsströmin ura tapahtumallisuuden parissa alkoi kolme vuotta sitten, pian yhden kaupungin historian suurimman organisaatiouudistuksen jälkeen. Ulospäin muutos näkyi pormestaripelinä, mutta rakenteellisesti se merkitsi usean eri viraston sulauttamista neljään eri toimialaan.

”Tulin kaupungille töihin yritysmaailmasta, eikä minulla ei ole vertailupohjaa siihen, mitä Helsinki oli ennen uudistusta. Sen tarkoitus oli kuitenkin ehkäistä eri toimialojen siiloutumista ja auttaa meitä leikkimään paremmin toistemme kanssa.”

Helsingin tapahtumallisuus on Forsströmin mukaan hyötynyt uusista rakenteista tuntuvasti. Monissa pienemmissä kaupungeissa tapahtumallisuus perustuu lähinnä tiiviisiin henkilösuhteisiin. Helsingin kokoisessa paikassa tapahtumallisuuden kehittäminen ei voi perustua siihen, että kaikki tuntevat toisensa. Tarvitaan yhteisiä suuntaviivoja, joiden perusteella kaikkea tapahtumallisuutta viedään eteenpäin.

Helsingissä suuntaviivat ovat seuraavat. Ensinnäkin tapahtumallisuuden tulee nostaa Helsingin elävyyttä ja vetovoimaa. Toiseksi kaupungin kestävyyttä ja sosiaalista vastuullisuutta tulee edelleen kehittää. Ja kolmanneksi: Helsingistä on tehtävä entistäkin toimivampi tapahtumakohde. 

Jos näillä keinoilla otetaan tapahtumallisuuden maailmanherruus, miten tavoitteet näkyvät käytännössä?

Sanna Forsström
”Helsingissä järjestetään kiinnostavia tapahtumia ympäri vuoden. Tietty pimeys ja synkkyys ovat myös voimavaroja. Slush, Lux Helsinki ja Tuomaan markkinat suorastaan ratsastavat pimeydellä.” KUVAT Eemeli Sarka

Mikä kiinnostaa asukkaita, kiinnostaa muitakin

Jos jossakin asiassa otettiin takkiin koronan aikana niin kaupungin elinvoimaisuudessa. Forsströmin mukaan Helsingissä on kuitenkin ymmärretty tapahtumien merkitys jo pitkään, ja koronan aikana alan laajamittainen edunvalvonta on kirittänyt tätä kehitystä.

”Aikaisemmin todistusaineisto tapahtumien vaikuttavuudesta on puuttunut. Kun Tapahtumateollisuus ry ja muut toimijat pitivät aiheesta meteliä, myös poliittiset päättäjät oivalsivat alan merkityksen. On tärkeää, että voimme todentaa tapahtumien elinvoimavaikutukset datan avulla.”

Kesä 2022 oli ensimmäinen ”normaali” tapahtumakesä kahteen vuoteen. Edelliset hulppeat toteutukset ja hienot ideat sijoittuvat aikaan ennen pandemiaa ja sotaa, kesään 2019. Forsström myöntää auliisti, että kahden vuoden kuiva kausi on totisesti haastanut tapahtumakenttää, ja moni toimija on ottanut rajoituksista pahasti takkiin.

Forsströmin tiimissä ajatellaan, että elinvoimaisessa tapahtumakaupungissa tapahtumia tehdään ensisijaisesti kaupunkilaisille.

”Kun tapahtumat kiinnostavat kaupunkilaisia, ne kiinnostavat useimmiten myös muita.”

Tämä ei tarkoita, ettei Helsinki pyrkisi saamaan repertuaariinsa kansainvälisesti noteerattuja suurtapahtumia – itse asiassa päinvastoin. Helsingissä on meneillään varsinainen tapahtumien suurvuosi: oli jääkiekon MM-kisat, UEFA Super Cup Olympiastadionilla, Suomi–Ruotsi-maaottelu ja koko joukko kulttuuri- ja taidekilpailuja. Suurtapahtumilla ja kongresseilla on iso vaikutus Helsingin kilpailukyvyn kannalta, ja kansainvälisten tapahtumien kilpailutukset syövät paljon aikaa ja resursseja.

Mutta kun kilpailutus voitetaan ja tapahtuma saadaan Suomeen, toteutus tehdään meiltä meille. Ei rakenneta kulisseja pariksi viikoksi kansainvälisiä tapahtumavieraita varten, vaan tehdään tapahtuma niin, että se voittaa puolelleen paikalliset, ja sitten kaikki muutkin. Tämä tekee toiminnasta kestävää kaikkien osapuolten kannalta. Mistä päästäänkin Helsingin toimintaohjelman seuraavan kohtaan, kestävyyden vahvistamiseen.

Tiesitkö? Helsinki valittiin Euroopan älykkäimmäksi matkakohteeksi vuonna 2019

(European Capital of Smart Tourism)

”Tehdään enemmän kuin on pakko”

Ekologinen vastuullisuus on Helsingissä Forsströmin sanoin ”ihan perusduunia meille”, mutta kansainvälisesti asia ei ole kummoisissa kantimissa.

”Jos puhutaan sellaisista perusasioista kuin jätteiden lajittelusta, niin eivät ne ole maailmalla todellakaan itsestäänselvyyksiä. Ja meillä taas ekologisella kestävyydellä ei tarkoiteta missään nimessä pelkkää lajittelua. Siinä mielessä suomalainen ekologisesti vastuullinen kaupunkitapahtuma olisi lähestulkoon valmis vientituote, kun vaan joku jaksaisi sen sellaiseksi paketoida.”

Suvereenia kestävyysajattelua pääsee ihailemaan Forsströmin mukaan esimerkiksi kaupungin kumppanuustapahtumissa Tuskassa ja Flow’ssa. Erityisesti Tuska saa Forsströmiltä pidäkkeetöntä suitsutusta.

”Se on erittäin asiakaslähtöinen ja hyvin toimiva tapahtuma. Mielikuva on aika omaleimainen ja mustanpuhuva, mutta Tuskassa on moniin muihin festivaaleihin verrattuna hyvin vähän häiriökäyttäytymistä. Kestävyysasiat eivät jää siihen kartongin kierrättämiseen, vaan vastuullisuustyötä tehdään kautta linjan ja paikallisia toimijoita osallistamalla.”

Raskaan musiikin festivaaliorganisaatiossa on ymmärretty, että tiedotteet ja meluvaroitukset läheisten talojen rappukäytäviin eivät riitä, vaan paikallisille järjestetään asukasiltoja ja asukasyhdistysten aktiiveja osallistetaan tapahtuman suunnitteluun. Somessa viestitään tapahtumaa ennen, sen aikana ja jälkeen. 

”Tuskan tiimissä on oivallettu, miten suuri ja tervehdyttävä vaikutus kulttuurilla on ihmisten elämään, ja se todella näkyy kaikessa heidän tekemisessään. On kysymys ekologisesta tai sosiaalisesta kestävyydestä, kaikesta näkyy, että he tekevät enemmän kuin olisi kivaa ja pakollista.”

Teksti jatkuu kuvan jälkeen.

LUE MYÖS: Tuska on esimerkillinen festari, hehkuttaa Helsingin brändipomo – ”He tekevät enemmän kuin olisi kivaa ja pakollista”

LUE MYÖS: Tuskan uusi oivallus räjäytti kauppakeskus Redin kävijäluvut – rannekkeita ei vaihdettu festariporteilla enää ollenkaan

Sanna Forsström
”Olen aina ollut iso Helsinki-fani ja myös sen takia koen työni hyvin merkitykselliseksi.” KUVAT Eemeli Sarka

Älykäs kaupunki on muutakin kuin terveysturvallisuutta

Helsinki valittiin vuonna 2019 Euroopan älykkäimmäksi matkailukohteeksi. Erään maineanalyysin mukaan Helsingin vahvuuksia ovat juuri teknologinen toimivuus, innovatiivisuus ja terveysturvallisuus. Forsströmin mukaan Helsingillä on edellytykset nousta maailman kärkeen juuri toimivuuden saralla. Samalla toimivuuden pitää palvella kokemuksellisuutta eikä olla itsetarkoitus.

Toimivuus on tehnyt kaupungista halutun kongressikohteen, mutta korona karsi tapahtumien määrää. Forsströmin mukaan tilastot kertovat tilanteen varovaisesta elpymisestä.

Forsström huomauttaa myös, että kun katse käännetään kaupunkilaisten palveluista tapahtumajärjestäjien työn helpottamiseen, toimivuuden saralla on vielä reilusti työsarkaa. Yksi lähivuosien tavoitteista on yhden luukun periaatteen tuominen tapahtumajärjestäjien työtä helpottamaan.

”Eli että olisi yksi ja sama digitaalinen putki, josta voi hakea tiettyä aluetta tapahtuma-alueeksi, pidennettyä soittoaikaa ja muita luvanvaraisia asioita kerralla. Nyt näiden asioiden hoitaminen edellyttää monella eri luukulla asiointia, mikä on aivan turhaa.”

Forsström tietää, että monet tapahtumajärjestäjät eivät ole ammattimaisia toimijoita. Koska kaupunkilaisia halutaan rohkaista matalan kynnyksen tapahtumallisuuteen, työn byrokraattisesta puolesta pitää tehdä mahdollisimman mutkatonta.

”Mutta tällainen toimivuus edellyttää kaupungilta todella pitkäjänteistä työtä ja staminaa. Saatamme olla vahvoilla, mutta emme lähelläkään valmiita.”

LUE MYÖS: Älä säästä väärissä paikoissa – tapahtumavelho Samuli Pasanen antaa arvokkaat vinkit ja toivoo kulttuurinmuutosta

LUE MYÖS: Maailman ensimmäinen event success manager löytyy Suomesta – Chryssa Skodran titteli on räätälöity tapahtuma-alan tarpeisiin


Vinkkejä sosiaalisesti kestävään tapahtumaan

Miten saavutettava tapahtumasi on?

Korona-aika toi digitaalisen saavutettavuuden tärkeänä lisänä esteettömyysajatteluun. Näin ihminen, joka ei voi poistua kotoaan, voi osallistua esimerkiksi kaupungin ilmaistapahtumaan. Millainen kokemus on tuolle ihmiselle, millainen taas esimerkiksi lastenvaunujen tai pyörätuolin kanssa tapahtumaan fyysisesti osallistuvalle?

Miten inklusiivinen tapahtumasi on? Inklusiivisuus on muutakin saavutettavuutta: se on sitä, kuinka tervetulleeksi henkilö kokee olonsa, onpa hän vähemmistön tai enemmistön edustaja.

Voisiko tapahtumasi työllistää uusilla tavoilla?

Tapahtumat tarjoavat potentiaalisen työpaikan myös osatyökykyisille tai pitkään työelämästä sivussa olleille. Kyseessä on useimmiten napakan aikavälin työrupeama, jolloin työhön sitoutuminen voidaan kokea helpommaksi. Helsingin kaupunki pyrkii toimimaan alustana järjestäjän ja työntekijän välillä esimerkiksi Jobd- ja Hyviä töitä tapahtumissa! -palvelujen kautta.

Miten tapahtumassasi kohdellaan vapaaehtoista työvoimaa?

Vapaaehtoistyön tulee aina noudattaa lakia, oikeudenmukaisuutta ja hyviä tapoja.

”Valitettavasti kentältä kuuluu sen suhteen toisinaan myös huonoja uutisia.­ Asiaa pitää nostaa esiin – ei riitä, että luotetaan sokeasti siihen, että hommat hoidetaan oikein”, Helsingin kaupungin brändi ja tapahtumat -yksikön päällikkö Sanna Forsström kommentoi.


  • Tilaa Lehti

    Evento
    Kohtaamisia ja tukea kasvuun tapahtumien tekijöille ja toimistoille.

    Tilaa Evento