MAINOS

Tapahtuma-avustaja on Securitas Eventsin hittituote

”Tapahtuma-avustajat ovat hittituotteemme nyt. Heistä on tullut suosituimpia työntekijöitämme! He ovat jotain, mitä meiltä ei osata odottaa, mutta haluamme panostaa siihen, että pystymme tarjoamaan kokonaispalvelua, ei pelkkää turvaa”, Securitas Eventsin palvelupäällikkö Susanna Alén kertoo.

Securitaksen tapahtuma-avustajat erottuvat edukseen, senior project manager Ari Solja toteaa.

”Toimintakulttuuriimme kuuluu aina hyvä perehdytys ja toimintaohjeistus. Menestystekijät ovat perehdytys, kirjalliset työohjeet sekä esihenkilöt, jotka opastavat työssä kentällä. Meidän tapahtuma-avustajamme ovat reippaita ja oma-aloitteisia. Rohkenen sanoa, että olemme parempia kuin kilpailijat” Solja sanoo.

Turvallisuusalan tausta antaa selkänojaa monella tasolla. Tapahtumaturvallisuuden parissa työskentelevä henkilöstö on orientoitunut ottamaan vastaan tarkkoja ohjeistuksia ja sisäistämään lyhyessä ajassa paljon detaljitietoa. Tapahtuma-avustaja on tehokas yhden henkilön infopiste, mutta myös paljon muuta.

”Osa tapahtuma-avustajistamme työskentelee turvallisuusalalla, joten heillä on ensiapu- ja alkusammutuskoulutus sekä vahvaa oma-aloitteisuutta toimia poikkeustilanteissa kuten sairaskohtauksissa. Vahva turvallisuuskulttuurimme tukee tapahtuma-avustajan työtä poikkeustilanteissa: henkilökuntamme antaa ensiapua ja hälyttää lisäapua”, Solja toteaa.

Turvallisuusalalta periytyvät myös hyvät asiakaspalvelutaidot. Alén kokee, että kun Securitaksella on isompi rooli tapahtuman kokonaisuudessa, korostuu talon sisäinen yhteistyö:

”Kokonaispalvelun tuottaminen on tuonut positiivista muutosta. Järjestyksen ja turvallisuuden ylläpito on järjestyksenvalvojien ydintyötä, mutta heidänkin työnsä on muuttunut enemmän asiakaspalvelukeskeiseksi ja he ovat paremmin valjastettavissa asiakaspalveluun, kun kaikki toimivat saman työnjohdon alla.”

Solja ja Alén myöntävät, että osa asiakkaista mieltää Securitaksen edelleen niin vahvasti turvallisuusyritykseksi, etteivät osaa kysyä tapahtuma-avustajia. Kysyntää on vuosi vuodelta enemmän. Solja ei malta olla kertomatta, miten tapahtuma-avustajat ”keksittiin” Securitaksessa:

”Pilotoimme tapahtuma-avustajia tapahtumassa, jossa olimme alihankkijana. Kun lopuksi kävi ilmi, että suurin osa tapahtuma-avustajista oli meidän omia työntekijöitä, asiakas tilasi seuraavaksi vuodeksi kaiken henkilökunnan meiltä. Tajusimme viimeistään silloin, että osaamme tämän, tähän pitää panostaa lisää ja tästä pitää kertoa!”

Securitas

Tapahtuma-avustajan tehtävä syntyi, kun Securitaksessa tunnistettiin asiakkaiden tarve keskittää tapahtuman toimintoja. Securitas Eventsin kautta tulevien tapahtuma-avustajien käyttäminen selkiyttää hommaa, Alén kertoo.

”Saat meiltä tapahtuma-avustajia, jotka voivat toteuttaa tapahtuman kaikki kävijäpalvelut. Olemme tehneet kokonaisvaltaista tapahtumapalvelua suuressakin mittakaavassa ja olemme pystyneet vastaamaan asiakkaiden tarpeeseen”, Alén kuvailee.

Solja huomauttaa, että asiakkaat pitävät Securitaksen säntillisistä ja tarkoista työntekijöistä:

”Tapahtumaturvallisuuden osaamisemme heijastuu myös tässä tehtävässä ja syntyy laadukas tuote. Työntekijöillämme on hyvä tieto-taito kulloisessakin tapahtumassa ja saamme todella paljon positiivista palautetta.”

Helsingin Messukeskus on Securitaksen tapahtuma-avustajien suurin työllistäjä.

Kaikkein suosituin tapahtuma-avustajatyyppinen toimeksianto on naulakko. Perinteisen roolin rinnalle on tullut monenlaisia tehtäviä, esimerkiksi suurissa kansainvälisissä kongresseissa tapahtuma-avustajat ovat isossa roolissa opastus- ja asiakaspalvelutehtävissä. Tapahtuma-avustajan työtä parhaimmillaan on lava-avustajan tehtävä.

”Voimme esimerkiksi messuilla emännöidä lavoja, mikittää esiintyjät ja spiikata heidät sisään. Tämä on tykätty tehtävä myös työntekijöiden keskuudessa ja siihen on helppo löytää hyviä tyyppejä”, Alén kertoo.

Ylipäätään keikkailevaa asiakaspalveluhenkilökuntaa on helpompi rekrytoida kuin turvallisuushenkilöstöä. Vaikka rekrytoinnissa välillä törmää vanhoihin mielikuviin siitä, mitä alalla odotetaan, on asiakaspalveluhenkisyys nykypäivänä valtti niin turvallisuudessa kuin tapahtuma-avustajissakin.

”Olen ylpeä, että saamme käännettyä mielikuvaa: meillä on laadukasta tapahtumahenkilökuntaa, joka pystyy toimimaan vaativissakin asiakaspalvelutehtävissä. Panostamme asiakaskokemukseen”, Alén toteaa.

Vuosien varrella Securitas on hoitanut isoja kokonaisuuksia, joissa on ollut enemmän tapahtuma-avustajia kuin turvallisuushenkilökuntaa. Vuonna 1998 alkunsa saanut Kongressimessut, joka tästä vuodesta lähtien tunnetaan nimellä Kongressi Meetings & Events, on Securitakselle tärkein vuotuinen tapahtuma-avustajia työllistävä tapahtuma.

Kongressi Meetings & Events on tapahtumajärjestäjien tärkein vuosittainen kohtauspaikka ja todellinen näytön paikka myös operatiivisesta puolesta omalta osaltaan vastaavalle Securitakselle. Messukeskuksessa 22.–23. maaliskuuta järjestettävässä tapahtumassa on 150 näytteilleasettajaa ja paikan päälle odotetaan reilua pariatuhatta kutsuvierasta.

Securitas tarjoaa samaa kokonaisvaltaista palvelukonseptia tapahtuman turvallisuuden suunnittelusta narikkaan, vartiointiin ja tapahtuma-avustamiseen kaikille Messukeskuksessa tapahtumia järjestäville tahoille.


CASE: Kongressi Meetings & Events – hyvä kumppanuus

Securitas Events on Kongressi Meetings & Events -tapahtuman siirryttyä Messukeskukseen kasvanut Management Eventsin luottokumppaniksi tapahtuman toteutuksessa. Tapahtuman järjestämisestä vastaava partneri Petri Hiltunen toteaa, että Securitas on vahva tapahtuma-alan moniosaaja.

”Securitas on ollut jo pitkään Kongressimessuilla näytteilleasettajana kertomassa kokonaisvaltaisesta tapahtumajärjestämisen osaamisestaan. Tapahtuman siirryttyä Messukeskukseen he pääsivät konkreettisesti osoittamaan tämän osaamisensa. Kongressi Meetings & Events onkin eräänlainen käyntikorttitapahtuma Securitakselle: he voivat nyt oman osastopreesensinsä lisäksi näyttää, miten tapahtumassa paikan päällä työskennellään”, Hiltunen toteaa.

Näytteilleasettajakumppanista partnereiksi kasvun myötä Securitaksen ja Management Eventsin yhteistyö on syventynyt ja löytänyt uusia muotoja.

”Securitaksella on hyvin kokonaisvaltainen ja tärkeä rooli tapahtuma-aikaisessa toteutuksessa. Kaikki lähtee tapahtuman rakentamisesta, jossa tarvitsemme avustavaa henkilöstöä, vartiointia ja tapahtuman avauduttua ison määrän tapahtuma-avustajia laadukkaan kävijäkokemuksen varmistamiseksi”, Hiltunen sanoo.

Jo pelkästään Kongressi Meetings & Eventsin poikkeava logistinen toteutus vaatii runsaasti työvoimaa: messuilla noudatetaan yhden kulkureitin ”Ikea-mallia”.

”Yhden reitin malli on osalle kävijöistä uusi juttu, joten meillä on 10–15 metrin välein tapahtumahenkilöstöä opastamassa messuvieraita. Kaikki parikymmentä tapahtumaopasta ovat nykyisin Securitakselta”, Hiltunen kertoo.

Hiltuselle on ollut ilo tehdä Securitaksen kanssa pitkään yhteistyötä. Kumppaneiksi on aina osunut fiksuja, palvelualttiita ja asioita etukäteen ratkovia henkilöitä.

”Voin vilpittömästi kehua heidän kykyään ja osaamistaan tapahtumajärjestämisessä. Securitas Eventsin Ari Solja totesi aikoinaan minulle, että ”olemme muutakin kuin järjestyksenvalvojia”. Sen he ovat osoittaneet täysin vedenpitävästi”, Hiltunen kehaisee.

Yhteistyö Securitaksen kanssa ei rajoitu pelkästään tapahtuma-aikaiseen asiakaspalveluun.

”Securitas tekee meille muun muassa messujen turvallisuussuunnitelmat. Olemme voinut ulkoistaa heille käytännön regulaation vaatimaa paperityötä, ja olemme olleet tyytyväisiä yhteistyöhön. Etenkin pandemia-aikana se oli korvaamatonta: pandemian kurimuksessa jouduimme siirtämään tapahtumaa neljä kertaa. Ari Soljalla oli keskeinen rooli, kun mietimme, miten voisimme kulloisessakin aikaikkunassa annettujen ohjeiden pohjalta toteuttaa tapahtuman. Securitaksella oli selkeä ymmärrys ajantasaisista vaatimuksista ja pystyin luottamaan täysin heidän osaamiseensa sääntöviidakon tulkinnassa”, Hiltunen summaa.


  • Tilaa Lehti

    Evento
    Kohtaamisia ja tukea kasvuun tapahtumien tekijöille ja toimistoille. MESSUHINTA: 49 e / vuosi

    Tilaa Evento