1. Kartoita vahvuudet ja heikkoudet
Ravintola-alalla on kirjavaa yrittäjyyttä, joten kannattavuuden parantamiseen on lähdettävä aina kartoittamalla, millainen toimipaikka on kyseessä ja millaiset ovat sen vahvuudet ja heikkoudet sekä uhat ja mahdollisuudet. Niin sanottu SWOT-analyysi on tuttu monelle ravintolayrityksen perustajalle liiketoimintasuunnitelman laadinnan yhteydestä.
Malifood oy:n kahvila- ja ravintola-alan konsultin ja kouluttajan Malina Pursiaisen mielestä analyysi on hyvä tehdä myös yrityksen aloitusvaiheen jälkeen varsinkin, jos on tarpeen miettiä kannattavuuskysymyksiä. Kun yrityksen heikkoudet ja vahvuudet ovat selvillä, on helpompaa tarttua kasvun mahdollisuuksiin ja tehdä tarvittavia säästötoimenpiteitä.
Analyyttisyys on tärkeää, sillä oikopolkuja kannattavuuden parantamiseen ravintoloissa tai kahviloissa ei pitkällä tähtäimellä Pursiaisen mukaan ole. Sen hän tietää myös oman yrittäjätaustansa perusteella: hän on pyörittänyt itsekin viittä eri kahvila-ravintolaa pääkaupunkiseudulla.
”Jos kannattavuuden parantamiseen olisi jokin hokkuspokkustemppu, se olisi keksitty jo.”’
2. Myy ja markkinoi
Ilmeisin keino parantaa kannattavuutta on lisätä volyymia. Eli kasvattaa myyntiä. Malina Pursiainen neuvoo tarkastelemaan etenkin lisämyynnin antamia mahdollisuuksia.
”Uusasiakashankinta on usein kallista ja hankalaa, joten on järkevää hyödyntää kanta-asiakaspohjaa ja suunnata lisämyyntiä vakiasiakkaille.”
Ravintolarajoitusten aikaan moni ravintolayritys on saanut tulosta aikaan myös ulosmyyntiä kasvattamalla.
”Trendi tulee jatkumaan ainakin jollain tasolla myös rajoitusten poistumisen jälkeen, sillä etätyöt ovat yleistyneet ja ihmiset tykkäävät esimerkiksi hakea noutolounasta kantakuppiloistaan”, hän ennustaa.
Myynti ja markkinointi kulkevat käsi kädessä. Pursiainen neuvoo pientä kahvilaa tai ravintolaa miettimään markkinointia paikallisesti ja tavoittelemaan asiakkaita, jotka asuvat tai työskentelevät alueella. Harva lähtee ravintolaan varta vasten pitkien matkojen takaa, ellei kyseessä ole jokin erityisellä liikeidealla toimiva yritys.
Jokaisella ravintolalla tulisi olla markkinointisuunnitelma ja somestrategia, ja sosiaalisessa mediassa kannattaa Pursiaisen mukaan näkyä lähes päivittäin. Kun markkinoinnin tekee itse, se on aitoa ja oman näköistä, eikä pieni rosoisuuskaan häiritse – usein päinvastoin. Mutta jos aikaa tai taitoja ei ole, markkinointi kannattaa ulkoistaa.
3. Huolehdi työvoimasta
Työvoimakulut ovat ravintolayrityksen merkittävimpiä kululajeja, koska työ pitää sisällään paljon käsityötä ja asiakaspalvelua.
Työvoiman suunnittelu niin, että se vastaa kulloiseenkin tarpeeseen, on vaikeaa. Tilanne kun voi vaihdella paljon yhdenkin päivän mittaan. Tilausravintola pääsee hieman helpommalla suunnittelun suhteen, mutta sielläkin lyhyellä varoitusajalla tulevat keikat sekoittavat pakkaa. Pandemia-ajan ravintolarajoitukset ovat tietysti tuoneet omat isot ongelmansa työvoimasuunnitteluun.
Malina Pursiainen neuvoo satsaamaan työvoiman hallintaan ja työvuorosuunnitteluun sekä tarkastelemaan aukioloaikoja, jotta ne palvelisivat yrityksen toimintaa optimaalisesti.
Alaa koettelevan työvoimapulan vuoksi yritykset joutuvat miettimään, mistä löytää ammattitaitoista henkilökuntaa. Pursiaisen mielestä nyt olisikin tarpeen pohtia erityisen tarkkaan, miten ravintolasta saisi tehtyä houkuttelevan työpaikan.
”Alan ammattilaiset haluavat töihin sellaisiin paikkoihin, joissa työilmapiiri on kunnossa ja joissa johto ja esimiestaidot ovat hyvällä tolalla. Pelkkä raha ei enää aina riitä.”
4. Hallitse varastoa fiksusti
Varastointi on tärkeä osa ravitsemusalan liiketoimintaa, ja sen tehokas hallinta vaikuttaa suoraan katteisiin. Tarpeeksi laaja varasto turvaa hyvän asiakaspalvelun, mutta varastoihin sitoutuu paljon pääomaa, ja ravintola-alalla uhkana on myös tarvikkeiden pilaantuminen.
Ostoja tehdään usein monista eri kanavista ja paikoista, kuten tukuista, jälleenmyyjiltä, leipomoista ja panimoista. Kaikkiin hankintoihin liittyy sopimusneuvotteluita ja kilpailutuksia. Toiset myös tekevät paljon itse leivistä lähtien, jotkut taas ostavat lähes kaiken valmiina.
Niinpä tehokas ja tarkoituksenmukainen varastonhallinta on Malina Pursiaisen mukaan hyvin tapauskohtaista ja riippuu siitä, miten ja mistä ostoja tehdään.
Olennaista Pursiaisen mielestä on löytää omaan konseptiin jouhevasti istuvat toimintatavat ja pitää koko ajan kokonaisuus mielessä.
”Jos esimerkiksi leivotaan paljon itse, on tärkeää muistaa laskea katteisiin mukaan myös työvoimakustannukset.”
5. Laita hävikki kuriin
Luonnonvarakeskuksen mukaan noin viidesosa syötäväksi tarkoitetusta ruuasta päätyy ravintolasektorilla biojätteeseen. Tämä on paitsi ekologisesti kestämätöntä myös taloudellisesti hölmöä.
Hävikistä on kuitenkin ravintola-alalla vaikea päästä kokonaan eroon, sillä ruoka ei saa koskaan loppua. Kaikkea hävikkiä ei ole mahdollista ehkäistä, sillä esimerkiksi sämpylät voivat palaa pilalle tai kananmunat mennä kuljetuksen aikana rikki.
Hälyttävää Pursiaisen mukaan on se, että valitettavan moni paikka ei kiinnitä hävikkiin juurikaan huomiota eikä seuraa sitä.
”Hävikkiä tulisi pitää silmällä ja hillitä sen syntymistä sekä laskea se katteisiin mukaan.”
Kannattaa miettiä keinoja hävikkiruuan hyödyntämiseen. Ruokaa voi myydä esimerkiksi hävikkisovellusten kautta tai miksei myös luovuttaa ruoka-apuun ja saada vastineeksi mainehyötyä tai ainakin hyvää mieltä.
6. Älä pelkää numeroita
Useimmiten ravintolat ulkoistavat kirjanpidon. Yrittäjällä tai yrityksen johtohenkilöillä tulisi silti olla kyky lukea tilinpäätöstä ja muita kirjanpidon dokumentteja.
”Toteumaa tulisi seurata säännöllisesti, muuten mennään tuulen mukana”, Pursiainen painottaa.
Lukujen ja numeroiden seuraaminen vaatii aikaa, osaamista ja kiinnostusta, mutta se kannattaa. Lukuja tarkastelemalla saatetaan huomata jotain yllättäviä asioita. Jos vaikkapa katteet ovat jääneet odotettua pienemmiksi, syy saattaa löytyä hävikin määrästä. Pidemmällä aikavälillä tarkastelu auttaa hahmottamaan yrityksen kehitystä.
Pursiainen lohduttaa talousasioihin perehtymisestä harmaita hiuksia saavia sillä, että kun aluksi opettelee kunnolla olennaiset asiat, homma automatisoituu nopeasti. Samat raportit ja dokumentit toistuvat kuukausittain ja vuosittain.
Hän neuvoo myös satsaamaan sopivan kirjanpitäjän valintaan, sillä kirjanpitäjän ja yrittäjän välisen kemian pitää toimia. Toki myös kustannukset kannattaa ottaa huomioon. Kirjanpitäjien hinnoissa on suuria eroja.
7. Katso tulevaisuuteen
Yrityksen talouden seuraamiseksi Pursiainen kehottaa tuloslaskelman ja katteen tarkastelun lisäksi sijoittamaan kunnolla aikaa ja vaivaa tulosbudjetin laadintaan ja seurantaan.
Talouden ennustaminen on toki vaikeaa, kenelle tahansa. Siihen tarvitaan kokemusta, selkeitä tavoitteita, tuuria ja mututuntumaa. Mutta usein jo se, että budjetti tehdään ja sen toteutumista seurataan, auttaa kohti parempaa.
Pursiaisen mukaan tulosbudjetin avulla voi myös motivoida henkilökuntaa esimerkiksi kannustamalla tekemään lisämyyntiä katetuottotavoitteiden saavuttamiseksi. Pursiainen kannustaa talousasioissa avoimuuteen, sillä siten kaikki voivat puhaltaa yhteen hiileen.
8. Toimi!
Jos tilanne näyttää pahalta ja yritys on vaarassa keikahtaa, tärkeintä on toiminta.
”Pahinta on se, ettei tehdä mitään”, Pursiainen painottaa.
Jos horisontissa siintää vielä toivoa, on lähdettävä tekemään pelastustoimenpiteitä. Ne voivat olla joskus rajujakin, kuten irtisanomisia tai konseptin radikaali muuttaminen.
”Mutta omasta selkänahasta ei kannata repiä. Harva yritys pelastuu, vaikka yrittäjä tekisi ympäripyöreitä päiviä. Muista, että apuakin saa, esimerkiksi yrittäjäjärjestöistä.”
Jos mitään ei ole enää tehtävissä, kannattaa tehdä lopetuspäätös ajoissa. Silloin ei ehkä ehdi vetämään itseään piippuun. Lopettaminen on toki aina kova pala, koska se kertoo luovuttamisesta ja epäonnistumisesta.
”Ravintoloitsija voi menestyä epäonnistumisten kautta. Niistä saa kaiken sen tiedon, millä pystyy menestymään.”
Kompastuitko näihin?
Unohdat tulosbudjetoinnin
Jos keskityt seuraamaan pelkästään toteutuneita lukuja, hukkaat mahdollisuuden rakentaa tulevaisuutta suunnitelmallisesti. Tarkan budjetoinnin avulla saat laadittua suuntaviivoja ja tavoitteita sekä toimintasuunnitelman tulevalle kaudelle. Huolellinen budjetointi auttaa kirittämään kohti parempaa.
Lepsuilet kokonaishallinnassa
Niin työvuorosuunnittelussa kuin varaston- ja hävikinhallinnassa on tärkeää pitää kokonaiskuva mielessä. Koko ajan. Ei riitä, että tehdyt ratkaisut palvelevat vain toiminnan yhtä aluetta, vaan hyödyn pitäisi näkyä viivan alla koko toimintaa tarkasteltaessa.
Et lopeta ajoissa
Vaikka lopettaminen on aina kova pala, liian pitkään ei kannata sinnitellä. Jos mitään ei ole tehtävissä, ajoissa tehty lopetuspäätös pelastaa loppuun palamiselta. Yrityksiä nousee ja kaatuu, eikä konkurssi ole häpeä, vaan parhaimmillaan oppimisen paikka ja kenties portti uusiin mahdollisuuksiin.
Malina Pursiainen
- Kahvila- ja ravintola-alan konsultti ja kouluttaja, toimitusjohtaja
- Malifood oy:ssä. Restonomi AMK.
- Työskennellyt yritysneuvojana
- Helsingin kaupungin uusyrityskeskuksessa NewCo Helsingissä 6 vuotta ja valittu vuoden yritysneuvojaksi vuonna 2015.
- Pyörittänyt viittä kahvila-ravintolaa pääkaupunkiseudulla lähes 10 vuotta.
- Rakastaa luomuruuan kokkaamista ja keräilee mielellään metsästä villivihanneksia, marjoja ja sieniä.
